Canal de Denuncia
Protocolo de funcionamiento del canal ético
1. Introducción
CLUB DEPORTIVO ELDENSE, en el marco de la correcta implementación del Programa de Prevención de Riesgos Penales (en adelante Programa PRP o programa) deberá instaurar y trasladar los principios generales de actuación, los valores éticos de comportamiento y las políticas y procedimientos, todos ellos de obligado cumplimiento, a todos los integrantes de la entidad sin excepción, así como a los terceros con los que se relaciona en el desarrollo de su actividad profesional.
Además, CLUB DEPORTIVO ELDENSE dotará a la organización de las estructuras de Compliance penal correspondientes para la eficaz implementación del Programa PRP y dar cumplimiento a las distintas funciones y responsabilidades que se desprenden del mismo.
CLUB DEPORTIVO ELDENSE, en el marco de lo anterior, y teniendo en cuenta que los Programas de Prevención de riesgos penales deben posibilitar la detección de conductas contrarias a los principios generales de actuación y a los valores éticos establecidos en el mismo Programa, deberá implementar los procedimientos adecuados para el establecimiento, funcionamiento y gestión de un Canal Ético.
El Canal Ético de CLUB DEPORTIVO ELDENSE será el mecanismo eficaz y de confianza para la comunicación interna de circunstancias que puedan suponer la materialización de incumplimientos del propio Programa PRP, de las políticas y procedimientos que lo integran, de los principios y valores que de él se desprenden, así como de la normativa a la que pretende dar cobertura.
Así pues, a continuación, se establecen al detalle el contenido de Canal Ético de CLUB DEPORTIVO ELDENSE fijando el procedimiento de comunicación y gestión de las comunicaciones, así como, la provisión y protección de los derechos y garantías de todos los sujetos intervinientes en el proceso.
2. Objeto de las comunicaciones
La función fundamental del establecimiento de un Canal Ético en CLUB DEPORTIVO ELDENSE es la recepción de comunicaciones de buena fe y sobre la base de indicios razonables sobre aquellas circunstancias, hechos o comportamientos que puedan suponer la materialización de infracciones, irregularidades, incumplimientos o debilidades del Programa PRP, de cualquiera de sus políticas y procedimientos y/o de la normativa a la que pretende dar cobertura el mismo así como aquellos que puedan suponer la materialización de un incumplimiento normativo en materia de prevención de riesgos penales en la entidad.
Se entiende que una comunicación es de buena fe cuando quien la realiza tiene motivos razonables, para creer, en base de la información de la que disponga en el momento de la denuncia, que los hechos que comunica son ciertos.
Se entiende por infracción, irregularidad o incumplimiento:
· Los actos u omisiones reales o potenciales, que ya hayan ocurrido o que muy probablemente puedan ocurrir.
· Los actos u omisiones que la persona denunciante tenga motivos o indicios para considerar infracciones.
· El intento de ocultar infracciones, irregularidades o incumplimientos, se considerará una infracción en sí misma.
Tendrán consideración de infracción, irregularidad o incumplimiento las conductas anteriores independientemente de si perjudican a la organización, a sus miembros, a terceras personas o a las administraciones públicas.
3. Comunicaciones no sujetas al Canal Ético
Aquella información que esté completamente disponible al público, rumores y habladurías no confirmadas no se considerarán infracciones o irregularidades susceptibles de comunicación a través del Canal Ético.
Tampoco lo serán aquellas reclamaciones interpersonales que afecten solamente a la persona comunicante, como pueden ser los conflictos interpersonales entre el denunciante y otros miembros de la organización, así como cualquier otra duda, queja o consulta sobre su situación laboral que deberán ser encauzadas por los procedimientos correspondientes distintos al Canal Ético.
Las comunicaciones de mala fe, falsas o malintencionadas podrán dar lugar a las correspondientes sanciones, sin perjuicio de las responsabilidades civiles e incluso penales que puedan derivarse según la normativa vigente y aplicable.
4. Mecanismos de comunicación
CLUB DEPORTIVO ELDENSE podrá habilitar los siguientes medios para instrumentar las comunicaciones mencionadas anteriormente:
· Correo electrónico específico: juridico@cdeldense.es
· Formularios específicos según el tipo de comunicación que la organización pondrá a disposición de las personas interesadas y una vez cumplimentados deberán ser entregados al Compliance Officer (Véase Modelo de comunicación de indicio o sospecha de incumplimiento).
· Formulario web habilitado en la sede electrónica de la organización.
El Formulario web Canal Ético deberá estar disponible en un apartado visible y de fácil acceso en la página web. Deberá quedar introducido por la finalidad y procedimiento que seguirá la comunicación, así como contener la cláusula de protección de datos correspondiente por si el comunicante se identifica.
Asimismo, deberá permitir incluir los datos personales de quien realiza la comunicación por si la persona comunicante quiere identificarse, posibilitar a la misma trasladar cuál es su relación con la entidad y los hechos que quiere notificar, entre otros, datos de las personas involucradas, fechas, relación de los hechos, etc. (véase ejemplo en el documento Formulario web – Canal Ético).
CLUB DEPORTIVO ELDENSE permite realizar tanto de forma anónima como confidencial las comunicaciones sobre posibles infracciones normativas y del Programa PRP y sus medidas, políticas y procedimientos. Es por ello que se establecen las siguientes medidas para instrumentar las comunicaciones de forma anónima:
· Habilitar un buzón ético o de denuncias en la organización donde depositar la comunicación.
· Enviar la comunicación mediante correo postal a la atención del Compliance Officer a la dirección de la organización (CALLE HEIDELBERG S/N NUEVO ESTADIO PEPICO AMAT,03600 ELDA(ALICANTE)).
En caso de que no utilice el Modelo de comunicación de indicio o sospecha de incumplimiento la información mínima que deberá trasladar es la siguiente:
· Fecha del día que se presenta la comunicación.
· Hechos objeto de denuncia:
o Datos de la persona o personas involucradas en los hechos.
o Fecha de los hechos denunciados.
o Relación de los hechos a denunciar.
En todo caso, tanto si se realiza la comunicación de forma anónima como confidencial, en el momento de realizar la comunicación se deberán aportar los medios de prueba de los que se disponga para acreditar los hechos comunicados.
Por último, aquellas comunicaciones realizadas a través de un medio distinto a los anteriores se tendrán por no efectuadas.
5. Destinatarios del Canal Ético
La utilización del Canal Ético está destinado a los miembros que integran la organización, eso es, las personas trabajadoras, los miembros del órgano de gobierno, las personas propietarias de la organización, así como las personas voluntarias y aquellas en prácticas, si las hubiere, con independencia de su modalidad contractual, posición que ocupen o el ámbito geográfico en el que desempeñen su trabajo.
Asimismo, el uso del Canal Ético también está reservado a aquellos terceros, personas físicas o jurídicas, con las que se relaciona la organización en su actividad profesional, entre ellos: clientes, prestadores de servicio, proveedores, contratistas, asesores, subcontratistas y personal, miembros o cargos de las administraciones públicas además de cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y dirección de las anteriores.
Finalmente, el Canal Ético también está orientado a aquellas personas cuya relación laboral o profesional con la organización no ha comenzado, pero que han tratado con la misma mediante procesos de selección o de negociación precontractual.
6. Gestión
La gestión del Canal Ético corresponde al Compliance Officer de CLUB DEPORTIVO ELDENSE.
6.1. Recepción
Las comunicaciones se recibirán a través de cualquier de los canales que la organización haya establecido.
El Compliance Officer, independientemente del canal utilizado, realizará un estudio preliminar de la comunicación para que se le dé el cauce correspondiente:
1. Si la comunicación sí revela una infracción o irregularidad relacionada con el Programa o con el cumplimiento normativo en materia de prevención de riesgos penales dentro de la entidad, se gestionará con lo establecido en el presente Protocolo.
2. Si la comunicación revela una irregularidad no relacionada con el Programa PRP o está relacionada con el cumplimiento normativo no relativo a la prevención de riesgos penales dentro de la entidad (por ejemplo: una solicitud de ejercicio de derechos en materia de protección de datos o una notificación de violación de seguridad de los datos), la misma será remitida al órgano, área o persona de CLUB DEPORTIVO ELDENSE correspondiente para que le dé el cauce correspondiente.
3. Si la comunicación no revela ninguna infracción o irregularidad en ninguna materia o es totalmente infundada, ésta será archivada y desestimada, dando por finalizada la tramitación de la misma.
En todo caso, si la comunicación recibida a través del Canal Ético, independientemente del medio utilizado, será registrada de acuerdo con el Modelo de resolución ante la comunicación de indicio o sospecha de infracción juntamente con su número de referencia con la finalidad de poder identificarla a lo largo de toda su gestión para iniciar los pasos que se detallan a continuación:
En un plazo no superior a siete días naturales de la recepción de la comunicación, se trasladará acuse de recibo al comunicante confirmando la recepción de la misma; informándole de sus derechos en materia de protección de datos, en caso de que no se haya realizado previamente; e indicándole, siempre de forma justificada, si se continuará la tramitación mediante el Protocolo de funcionamiento del Canal Ético, si se remitirá a otro órgano, área o persona de CLUB DEPORTIVO ELDENSE porque la comunicación no está relacionada con el Programa o si, por el contrario, la comunicación es desestimada por no considerarse una infracción.
En caso que el Compliance Officer considere que puede estar sujeto a un conflicto de interés, lo pondrá en conocimiento del órgano de gobierno y se abstendrá de participar en la gestión de la comunicación.
En función de la gravedad de los hechos comunicados y de los sujetos de la organización implicados, el Compliance Officer valorará la conveniencia de informar al órgano de gobierno de CLUB DEPORTIVO ELDENSE sobre los mismos.
6.2. Tramitación
Si se ha determinado que la comunicación debe seguir la vía establecida en el presente Protocolo se iniciará la investigación de los hechos trasladados en la denuncia con la finalidad de comprobar la veracidad y exactitud de los mismos.
Durante la fase de investigación, si se estima oportuno, se adoptarán las medidas cautelares necesarias para evitar la reiteración de los hechos denunciados mientras tiene lugar la investigación, así como para asegurar los medios probatorios.
Para ello, en esta fase de investigación, si se considera necesario, se podrá solicitar información adicional a la persona que ha realizado la comunicación y, si se considera oportuno, entrevistarse con la misma.
En relación con la persona o personas denunciadas, se les informará de la existencia de la denuncia al inicio de la fase de investigación. En casos excepcionales, cuando exista riesgo de que tal comunicación ponga en peligro la propia investigación, la notificación al denunciado podrá retrasarse mientras exista dicho riesgo.
Asimismo, se comunicarán al denunciado los hechos objeto de investigación y se le invitará a que exponga su versión completa de los mismos, dándole la posibilidad de aportar los medios de prueba pertinentes, sin perjuicio de la posibilidad de que presente alegaciones por escrito. Finalmente, se le informará sobre el tratamiento de sus datos personales en relación con la comunicación.
Del mismo modo, podrán entrevistarse a los testigos y/o las personas afectadas por el contenido de la comunicación. En este sentido, todos los miembros de CLUB DEPORTIVO ELDENSE deberán colaborar lealmente en las investigaciones con la debida reserva, discreción y confidencialidad sobre la información trasladada. Igualmente, se procederá a informar a los mismos sobre sus derechos en materia de protección de datos.
La fase de investigación no podrá ser, salvo casos excepcionales, debido a la complejidad de la misma o el número de personas implicadas, superior a tres meses. Asimismo, si los hechos comunicados revisten de especial gravedad se dará la celeridad oportuna a la comunicación.
De todas las actuaciones que forman parte de la investigación se levantará acta escrita.
El denunciante de buena fe tendrá derecho, en cualquier momento, a estar informado del estado de la tramitación de su denuncia.
Asimismo, durante todo el proceso de gestión y tramitación de la comunicación, especialmente en la fase de investigación, se garantizará, en todo momento, el derecho a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas investigadas.
7. Garantías del procedimiento
CLUB DEPORTIVO ELDENSE garantiza la confidencialidad o el anonimato, según corresponda, de las personas que hagan uso del Canal Ético además de una gestión de todos los datos de carácter personal de los intervinientes en el procedimiento de acuerdo con la normativa vigente y aplicable en materia de protección de datos.
Asimismo, la organización prohíbe cualquier tipo de represalia contra aquellas personas que realicen comunicaciones de buena fe y sobre la base de indicios razonables a través del Canal Ético.
7.1. Confidencialidad
La identidad de las personas que realizan la comunicación no será divulgada ni, en su caso, la de las personas cuya conducta o actuación pudiera ser mencionada en las mismas. Además, tampoco se permitirá el acceso a la información de las comunicaciones por parte de personas no autorizadas. No obstante, el acceso a dichas información será lícito por parte de personas distintas a las que reciben y realizan su seguimiento cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procesos judiciales que, en su caso, puedan proceder.
Para asegurar el cumplimiento de lo anterior, las personas que gestionen el Canal Ético o en su caso puedan tener conocimiento del contenido de las comunicaciones, estarán sujetas a un compromiso de confidencialidad.
La confidencialidad de la comunicación y de su procedimiento solamente podrá cesar en aquellos casos que sea requerido por la autoridad competente y/o exista una obligación necesaria y proporcionada.
La organización garantizará que el acceso al contenido de las comunicaciones y de su investigación, así como el almacenamiento de la información se realiza de forma segura y diligente.
7.2. Protección de datos
Los datos de la persona que realice la comunicación y de las personas involucradas en los hechos trasladados serán tratados de acuerdo con la normativa vigente y aplicable en materia de protección de datos.
El acceso a los datos contenidos en el sistema de gestión del Canal Ético quedará limitado exclusivamente a quienes desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados de tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.
Los datos personales serán conservados en el sistema únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos trasladados.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, la organización procederá a su supresión del sistema, salvo que la finalidad de conservación sea dejar evidencia del funcionamiento eficaz del Canal Ético y del Programa de Prevención de Riesgos Penales de la organización. Los datos de las comunicaciones que hayan sido archivadas solamente podrán constar de forma anonimizada.
Asimismo, CLUB DEPORTIVO ELDENSE no recopilará datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una denuncia específica, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
7.3. No represalias
CLUB DEPORTIVO ELDENSE asegura la inexistencia de represalias contra las personas denunciantes que de buena fe hubieran comunicado a través del Canal Ético alguna infracción e irregularidad.
Así pues, quedará prohibido cualquier trato desfavorable causado por una acción u omisión que se produzca en el contexto laboral o contractual y que cause un perjuicio no justificado al comunicante de una infracción.
Por lo tanto, queda prohibida cualquier acción disciplinaria o despido a los miembros profesionales de la organización que realicen una comunicación a través del Canal Ético.
Asimismo, las situaciones de discriminación, acoso o amenaza por el hecho de haber realizado una comunicación serán sancionadas debidamente por la organización.
8. Conclusión y respuesta del procedimiento
Una vez concluida la fase de investigación de los hechos se procederá a la apertura de la fase de conclusión y respuesta.
Si de la fase de investigación se constata la comisión de una infracción, el Compliance Officer elaborará un informe, que será trasladado al órgano de gobierno, con:
· Los hechos objeto de investigación.
· Las posibles vulneraciones del Programa de Prevención de Riesgos Penales y/o de sus políticas y procedimientos.
· Explicación detallada de las acciones de investigación llevas a cabo.
· Propuesta de resolución.
· Medidas a adoptar en caso de incumplimientos e irregularidades que variarán en función de la severidad del caso, pudiendo incluir la adopción de medidas disciplinarias establecidas en el Sistema Disciplinario, que pueden ir desde la amonestación hasta el despido disciplinario; las medidas para evitar que los hechos vuelvan a ocurrir y; en su caso, la comunicación de los hechos a las autoridades administrativas y/o judiciales pertinentes.
En caso de que en la comunicación recibida hubiera involucrado algún tercero con el que la organización mantiene relaciones profesionales o comerciales, se estudiarán las medidas que contractualmente estén previstas en las relaciones con las mismas.
Si de la fase de investigación se constata que los hechos no son constitutivos de una infracción, igualmente se elaborará el informe con el contenido detallado anteriormente y con la propuesta de archivo de la comunicación.
En todo caso, tanto si se considera que se ha producido una infracción como si se considera que los hechos denunciados carecen de fundamento, el informe estará debidamente argumentado y justificado.
El informe podrá elaborarse siguiendo el Modelo de resolución ante la comunicación de indicio o sospecha. El presente modelo es modificable y no vinculante, podrá ser modificado o ampliado según las necesidades del caso.
Una vez el informe sea trasladado al órgano de gobierno, este lo ratificará realizando las modificaciones que crea oportunas, su resultado será trasladado a la persona denunciada y, si procede, se adoptarán las medidas disciplinarias pertinentes y se comunicarán a las autoridades oportunas.
Finalmente, en función de cada supuesto y siempre y cuando se garanticen los derechos de las partes afectadas, se comunicará al denunciante el resultado de la investigación.
9. Asesoramiento
La organización prestará asesoramiento a cualquiera de los destinatarios del Canal Ético que planteen dudas o inquietudes relacionadas con el mismo. Dichas dudas o inquietudes se trasladarán a la organización mediante el propio Canal Ético.
10. Conocimiento
La existencia del Canal Ético, la obligatoriedad de acudir al mismo en caso de indicios razonables de irregularidades y su funcionamiento se comunicará y divulgará a todas las personas trabajadoras de CLUB DEPORTIVO ELDENSE sin excepción mediante el Código de Conducta y poniendo a disposición de los mismos el presente Protocolo.
Para las personas que se incorporen en la organización se realizará la misma comunicación anexando el Código de Conducta al contrato asumiendo así el compromiso de poner en conocimiento de la organización las irregularidades de las que puedan tener conocimiento.
Asimismo, la existencia del Canal Ético y la obligatoriedad de acudir al mismo en caso de conocimiento de infracciones relacionadas con la organización y/o sus miembros será trasladada a los distintos grupos de interés de la organización, esto es, proveedores, prestadores de servicio, clientes, contratistas, subcontratistas, asesores y cualquier otro tercero que se relacione de alguna forma con CLUB DEPORTIVO ELDENSE.